W większości firm archiwizacja dokumentów to konieczność. Poszczególne rodzaje dokumentów wymagają przetrzymywania ich przez regulowany prawnie okres czasu, a następnie powinny zostać niezwłocznie przekazane do zniszczenia zgodnie z obowiązującymi normami (m.in. DIN 66399, RODO). Odpowiednia archiwizacja jest jednym z kluczowych elementów przetwarzania danych, ma wpływ na sprawne zarządzanie magazynowaną dokumentacją, gwarantuje porządek oraz, przy zachowaniu odpowiednich środków, znacząco wpływa na poprawę bezpieczeństwa przechowywanych informacji.
Jakie korzyści płyną ze sprawienie zarządzanego archiwum?
Właściwie prowadzenie archiwum niesie za sobą szereg korzyści. Przede wszystkim to oszczędność czasu przy wyszukiwaniu niezbędnej dokumentacji. Szybkie odnalezienie informacji to jedno z kluczowych zadań archiwum zakładowego. Wyobraź sobie kontrolę urzędową lub sądową w celu sprawdzenia konkretnych danych – przy uporządkowanej dokumentacji wyszukiwanie zaindeksowanych informacji oszczędza czas Twoich pracowników oraz nie naraża Cię na ewentualne kary w razie zagubienia bądź zniszczenia dokumentów. Porządek w papierach to także oszczędność pieniędzy. Im mniej przechowywanej dokumentacji, tym mniejsza powierzchnia ich magazynowania. Jeśli narzekasz na brak miejsca w swojej firmie bądź wynajmujesz dodatkową powierzchnię magazynową wyłącznie na archiwum, wnioski nasuwają się same. Porządek to także kontrola nad przetwarzaną dokumentacją, a kontrola wiąże się nieodzownie z bezpieczeństwem. Wykaz akt oraz osoby zarządzające Twoim archiwum to kluczowe filary bezpieczeństwa chroniące Cię zarówno przed wyciekiem, jak i zgubieniem poufnych informacji Twojej firmy.
Jak powinna być prowadzona składnica akt?
Absolutnym minimum jest wykaz akt, informujący o tym jakie dokumenty aktualnie są przechowywane, kiedy wygasa ich ważność i kto miał do nich dostęp w ostatnim czasie. Jak było wspomniane wcześniej, każdy rodzaj akt wymaga określonego okresu przechowywania, dlatego ważne jest, żeby po upłynięciu stosownego okresu czasu przekazać dokumentację do utylizacji. Istotną sprawą jest również uporządkowanie dokumentów w taki sposób, aby umożliwić szybki i przejrzysty obieg dokumentacji. Opisanie teczek, segregatorów i pudeł oraz posegregowanie ich za pomocą klucza rzeczowego i chronologicznego. W kwestiach formalnych archiwum zakładowe powinno być miejscem bezpiecznym, zarówno dla dokumentów jak i dla osób tam pracujących. Archiwum ma zabezpieczać dokumentację przed zniszczeniem i kradzieżą, co w praktyce oznacza, że dostęp do niego powinna mieć ograniczona liczba osób oraz że powinno się znajdować w pomieszczeniu odpowiednio do tego przystosowanym, gdzie akta nie będą narażone na zalanie, wzmożony kontakt z wilgocią, bądź zagrożone pożarem. Niestety, często w archiwach firmowych, kwestie te schodzą na dalszy plan, a ze względu na obniżanie kosztów, rolę archiwum przyjmują pomieszczenia w zupełności nieprzystosowane do przechowywania akt.
Co dalej?
Wszystko zależy od Twoich potrzeb i możliwości. Jeśli masz odpowiednią przestrzeń, w której składujesz akta, a Twoi pracownicy potrafią w uporządkowany sposób zająć się dokumentacją albo chcą się tego nauczyć, może warto zainwestować właśnie w nich? Jeśli jednak Twoje archiwum pęka w szwach bądź chcesz przeprowadzić konieczne zmiany, przenosząc odpowiedzialność za prowadzenie składnicy akt na firmę zewnętrzną, powinieneś dokładnie przeanalizować rynek i wybrać firmę, która sprosta Twoim wymaganiom, a przy tym będzie świadczyła kompleksowy pakiet usług na wysokim poziomie. Prowadzenie archiwum przez specjalistę w tej branży świetnie sprawdzi się w dużych przedsiębiorstwach, gdzie obieg dokumentacji odbywa się na wysoką skalę lub w średnich firmach niemających ku temu odpowiedniego zaplecza technicznego. Oprócz tego – bez względu na wielkość przedsiębiorstwa – warto również pomyśleć o zatrudnieniu specjalistów, którzy zajmą się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji. Jest to opcja adresowana do wszystkich firm, którym zależy na czasie, oszczędnościach i bezpieczeństwie. Zanim zaczniesz szukać profesjonalisty w tym zakresie, dokładnie określ swoje potrzeby i przeanalizuj koszty, tak aby bilans zysków był dodatni.
Źródło: https://niszczeniedokumentow.eu