RODO określa sposób niszczenia dokumentów, które zawierają dane kontrahentów, partnerów biznesowych, współpracowników, jak również osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą w Polsce, musi poznać procedury niszczenia danych osobowych w firmie według zasad RODO. Tylko wówczas nie naraża się on na kary pieniężne.
W jaki sposób zniszczyć dokumenty zgodnie z RODO. Zabezpiecz dane osobowe swoich kontrahentów i pracowników
Podstawowym problemem osób, które nie znają zasad prawidłowego niszczenia dokumentów papierowych firmie, jest przede wszystkim to, że nie potrafią one zadbać o ich odpowiednie składowanie. Do tego celu warto wykorzystać konstrukcje, przeznaczone do przechowywania dokumentów do utylizacji. Są to szafki na dokumenty zgodne z RODO, jak również pojemniki zgodne z RODO. Pierwsze z nich są dostępne w abonamentowej usłudze niszczenia dokumentów papierowych w firmie. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo cyklicznie wytwarza sporą ilość niepotrzebnych odpadów, zawierających dane kontrahentów i współpracowników, powinieneś zadbać o prawidłowe przechowywanie ich. Chodzi tutaj o wydruki z wrażliwymi danymi, kserokopie, notatki pracownicze lub codzienną korespondencję. To odpady papierowe, które powinny znaleźć się w szafkach zgodnych z RODO. To także doskonałe miejsce do przechowywania akt osobowych czy tajnych danych firmy, dokumentacji zawierającej dane osobowe lub umów z kontrahentami, które zostały nieprawidłowo skopiowane lub też wydrukowane. Zarówno szafki, jak i pojemniki zgodne z RODO, są wykonane w taki sposób, aby osoba postronna nie mogła ich otworzyć.
Utylizacja nośników danych zawierających informacje o partnerach biznesowych i pracownikach firmy
Wielu właścicieli przedsiębiorstw nie zdaje sobie sprawy, jak wielkim zagrożeniem jest nieprawidłowa utylizacja nośników danych, które zawierają informacje o kontrahentach, partnerach biznesowych lub pracownikach danego przedsiębiorstwa. Mogą to być płyty CD i DVD, dyski twarde, pamięci przenośne USB, jak również starszego typu nośniki w postaci klisz. Slajdów, dyskietek, mikrofilmów, na których umieszczono różnego typu dane wrażliwe czy poufne. Jeśli wykradnięcie tych elektronicznych nośników danych może zagrażać przyszłości firmy, należy zadbać o ich prawidłową utylizację. Proces ten powinien odbywać się zgodnie z RODO. Skuteczne niszczenie nośników danych w firmie polega na mechanicznym pozbyciu się ich w taki sposób, aby nie trafiły one w niepowołane ręce. Do tego celu można wynająć firmę oferującą mobilne niszczenie dokumentów.
W jaki sposób zagospodarować bardzo dużą ilość odpadów papierowych w przedsiębiorstwie zawierających dane osobowe kontrahentów i pracowników?
Przestarzałe akta osobowe, różnego typu wydruki komputerowe, jak również nieudane kserokopie, zawierające świadectwa pracy, skany dowodów osobistych bądź też inne dane o szczególnym znaczeniu, tajne lub poufne, to doskonała pożywka dla przestępców korporacyjnych. Osoby te wykradają dokumenty papierowe, szczególnie gdy są one niezabezpieczone i przechowywane w nieodpowiednim miejscu. Dlatego też przedsiębiorstwa, które generują sporą ilość odpadów papierowych w firmie, powinny zadbać o ich systematyczną utylizację. Do tego celu warto wykorzystać nowoczesne usługi, świadczone przez jednostki funkcjonujące na rynku. Oferują one mobilne niszczenie odpadów papierowych w firmie z możliwością negocjowania warunków współpracy i podpisania klarownej umowy, obejmującej różnego typu usługi. Mobilne niszczenie odpadów papierowych przedsiębiorstwa obejmuje zapakowanie dokumentów, przetransportowanie ich przy pomocy nowoczesnej floty pojazdów mechanicznych do wyznaczonego, monitorowanego placu, a następnie utylizację poprzez zniszczenie. Tylko wówczas można zadbać o to, aby dane osobowe kontrahentów i pracowników, nie ujrzały światła dziennego.
Zagospodarowanie odpadami papierowymi w firmie i elektronicznymi nośnikami danych wymaga wszczęcia odpowiednich procedur. Tylko wówczas można ochronić dane osobowe partnerów biznesowych, kontrahentów, klientów czy pracowników przed ryzykiem ich wykradnięcia lub przywłaszczenia.