Press "Enter" to skip to content

Chroń dane swoich kontrahentów i współpracowników przez prawidłowe niszczenie dokumentów

RODO określa sposób niszczenia dokumentów, które zawierają dane kontrahentów, partnerów biznesowych, współpracowników, jak również osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą w Polsce, musi poznać procedury niszczenia danych osobowych w firmie według zasad RODO. Tylko wówczas nie naraża się on na kary pieniężne. 

 

W jaki sposób zniszczyć dokumenty zgodnie z RODO. Zabezpiecz dane osobowe swoich kontrahentów i pracowników

Podstawowym problemem osób, które nie znają zasad prawidłowego niszczenia dokumentów papierowych firmie, jest przede wszystkim to, że nie potrafią one zadbać o ich odpowiednie składowanie. Do tego celu warto wykorzystać konstrukcje, przeznaczone do przechowywania dokumentów do utylizacji. Są to szafki na dokumenty zgodne z RODO, jak również pojemniki zgodne z RODO. Pierwsze z nich są dostępne w abonamentowej usłudze niszczenia dokumentów papierowych w firmie. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo cyklicznie wytwarza sporą ilość niepotrzebnych odpadów, zawierających dane kontrahentów i współpracowników, powinieneś zadbać o prawidłowe przechowywanie ich. Chodzi tutaj o wydruki z wrażliwymi danymi, kserokopie, notatki pracownicze lub codzienną korespondencję. To odpady papierowe, które powinny znaleźć się w szafkach zgodnych z RODO. To także doskonałe miejsce do przechowywania akt osobowych czy tajnych danych firmy, dokumentacji zawierającej dane osobowe lub umów z kontrahentami, które zostały nieprawidłowo skopiowane lub też wydrukowane. Zarówno szafki, jak i pojemniki zgodne z RODO, są wykonane w taki sposób, aby osoba postronna nie mogła ich otworzyć. 

Utylizacja nośników danych zawierających informacje o partnerach biznesowych i pracownikach firmy

Wielu właścicieli przedsiębiorstw nie zdaje sobie sprawy, jak wielkim zagrożeniem jest nieprawidłowa utylizacja nośników danych, które zawierają informacje o kontrahentach, partnerach biznesowych lub pracownikach danego przedsiębiorstwa. Mogą to być płyty CD i DVD, dyski twarde, pamięci przenośne USB, jak również starszego typu nośniki w postaci klisz. Slajdów, dyskietek, mikrofilmów, na których umieszczono różnego typu dane wrażliwe czy poufne. Jeśli wykradnięcie tych elektronicznych nośników danych może zagrażać przyszłości firmy, należy zadbać o ich prawidłową utylizację. Proces ten powinien odbywać się zgodnie z RODO. Skuteczne niszczenie nośników danych w firmie polega na mechanicznym pozbyciu się ich w taki sposób, aby nie trafiły one w niepowołane ręce. Do tego celu można wynająć firmę oferującą mobilne niszczenie dokumentów

W jaki sposób zagospodarować bardzo dużą ilość odpadów papierowych w przedsiębiorstwie zawierających dane osobowe kontrahentów i pracowników?

Przestarzałe akta osobowe, różnego typu wydruki komputerowe, jak również nieudane kserokopie, zawierające świadectwa pracy, skany dowodów osobistych bądź też inne dane o szczególnym znaczeniu, tajne lub poufne, to doskonała pożywka dla przestępców korporacyjnych. Osoby te wykradają dokumenty papierowe, szczególnie gdy są one niezabezpieczone i przechowywane w nieodpowiednim miejscu. Dlatego też przedsiębiorstwa, które generują sporą ilość odpadów papierowych w firmie, powinny zadbać o ich systematyczną utylizację. Do tego celu warto wykorzystać nowoczesne usługi, świadczone przez jednostki funkcjonujące na rynku. Oferują one mobilne niszczenie odpadów papierowych w firmie z możliwością negocjowania warunków współpracy i podpisania klarownej umowy, obejmującej różnego typu usługi. Mobilne niszczenie odpadów papierowych przedsiębiorstwa obejmuje zapakowanie dokumentów, przetransportowanie ich przy pomocy nowoczesnej floty pojazdów mechanicznych do wyznaczonego, monitorowanego placu, a następnie utylizację poprzez zniszczenie. Tylko wówczas można zadbać o to, aby dane osobowe kontrahentów i pracowników, nie ujrzały światła dziennego. 

Zagospodarowanie odpadami papierowymi w firmie i elektronicznymi nośnikami danych wymaga wszczęcia odpowiednich procedur. Tylko wówczas można ochronić dane osobowe partnerów biznesowych, kontrahentów, klientów czy pracowników przed ryzykiem ich wykradnięcia lub przywłaszczenia.